Hotely, penzióny, iné druhy ubytovacích zariadení - aké majú povinnosti v oblasti ochrany osobných údajov? Aké účely spracúvania sú osobitné podľa GDPR pre hotely a ubytovateľov? Činnosť hotelov a ubytovateľov reguluje viacero právnych predpisov. „Ubytovatelia“ sú zvyknutí na plnenie právnych povinností. Vyplývajú im z osobitných predpisov a vyhlášok. Ako ovplyvňujú samotné GDPR a spracúvanie osobných údajov?
Spracúvanie osobných údajov a povinnosti pri registrácii
Zákon o hlásení pobytu občanov vyžaduje od ubytovacieho zariadenia viesť knihu ubytovaných. Tá má obsahovať údaje o mene a priezvisku ubytovaného, číslo jeho občianskeho preukazu alebo cestovného dokladu, adresu trvalého pobytu a dobu ubytovania. Zákon nevyžaduje získanie rodného čísla. Na rodné číslo je potrebné si dať osobitný pozor, keďže vo vzoroch kníh ubytovaných sa často rodné číslo uvádza. Zákon o pobyte cudzincov nadväzuje na zákon o hlásení pobytu občanov. Vyberanie miestnej dane je samostatným účelom spracúvania osobných údajov a je špecifikovaný v § 37 a nasl. zákona o miestnych daniach. Podrobnosti o vedení evidencie o vybratej dani z ubytovania ustanovuje každá obec samostatne.
V rámci ochrany osobných údajov sa môže považovať aj za porušenie zásady minimalizácie osobných údajov, pretože občiansky preukaz obsahuje väčší rozsah osobných údajov, ako je potrebné viesť v knihe ubytovaných hostí. Ako predpis upravujúci celý zmluvný vzťah, vrátane úpravy zmluvy o ubytovaní definuje povinnosti ubytovateľa aj ubytovaného. Hotely a ubytovatelia tiež často využívajú externé aplikácie (booking.com, hotels.com a iné). Zároveň majú aj svoje rezervačné systémy, za ktorých licenciu „platia“.
Externé rezervačné platformy a spracúvanie údajov
Dôvod? Rezervačný portál si sám určuje ako a aké osobné údaje bude spracúvať za účelom sprostredkovania ubytovania. Zároveň vystupuje vo svojom mene, nie v mene konkrétneho ubytovacieho zariadenia. Na druhej strane po doručení údajov - ubytovateľ určuje ako a aké osobné údaje bude spracúvať za účelom uzatvorenia zmluvy o ubytovaní a plnenia svojich zákonných povinností. Dopad na ubytovateľa je taký, že osobné údaje o hosťoch, ktorý si rezervovali pobyt v zariadení, získava ubytovateľ od rezervačného portálu, nie priamo od hosťa ako dotknutej osoby, je preto potrebné plniť informačnú povinnosť podľa čl. 14 GDPR.
Ak ako ubytovateľ pre manažment rezervácií využívate externú aplikáciu, situácia je iná. Väčšie spoločnosti s vami zmluvu uzatvárajú online. Ide o zmluvu o poverení so spracúvaním osobných údajov. Preto je na strane ubytovateľa potrebné evidovať dodávateľa ako sprostredkovateľa v zozname sprostredkovateľov. A uvádzať ho v kategóriách príjemcov pri všetkých účeloch spracúvania, ktorých sa to týka.
Účely spracovania a interné postupy
Keďže osobné údaje ubytovaných hostí sú ťažiskom pre spracúvanie osobných údajov v hoteloch a ubytovacích zariadeniach, odporúčame venovať pozornosť oboznamovaniu hostí najmä v zmysle čl. 13. a 14. GDPR. Ubytovacie zariadenia majú všetky ostatné povinnosti, ako aj podnikatelia spracúvajúci osobné údaje. Od stanovenia interných postupov, bezpečnostných opatrení, cez poverenia, poučenia a oboznamovanie, až po školenie oprávnených osôb… Správne nastavenie ochrany osobných údajov a GDPR hotel má zároveň chrániť.
Do tohto všetkého v roku 2020 a 2021 vstúpili aj povinnosti kontrolovať ubytovaných, či disponujú negatívnym testom ku COVID, následne potvrdením o očkovaní. Naša securion. dokumentácia má pre GDPR ubytovacie zariadenia a hotely uľahčiť a zautomatizovať procesy a zjednodušiť celkovú správu ochrany osobných údajov.
Legislatívny rámec a súvislosti s DPH
Miesto dodania ubytovacích služieb a DPH - ubytovacie služby sú službami vzťahujúcimi sa na nehnuteľnosť. Miesto ich dodania zdaniteľnou osobou určí podľa § 16 ods. 1 zákona o DPH. Ubytovanie poskytované ubytovacími zariadeniami je zdaňované, pokiaľ ide o krátkodobé ubytovanie so službami podobnými hotelovým, a nie je oslobodené iba na základe zmluvy o prenájme nehnuteľnosti. Krátkodobé ubytovanie do šiestich mesiacov sa považuje za zdaniteľné. Pri prenájme na dobu dlhšiu ako šesť mesiacov a pri_absencia poskytovania služieb súvisiacich s ubytovaním môže nastať oslobodenie od dane. Dôležité je vziať do úvahy aj reálny úmysel strán a kvalifikáciu zmluvy.
Príspevok za ubytovanie odídencov a nová novela zákona o azyle upravujú poskytovanie príspevku pre osoby s dočasným útočiskom. Prenajímateľ po uzatvorení zmluvy s odídencom predloží zmluvu obci. Príspevok vypláca obec. Pre SZČO a právnické osoby, ktoré nehnuteľnosti nepoužívajú na podnikanie, platia špecifické termíny a pravidlá podávania žiadostí.
Ubytovanie a kategorizácia, registrácia a povinnosti SZČO
Pri založení prevádzky je potrebné zabezpečiť živnostenské oprávnenie a registráciu na daňovom úrade. Ak poskytujete aj ďalšie služby (výmena posteľnej bielizne, upratovanie), v 99,9% budete potrebovať živnostenské oprávnenie. Ubytovanie v súkromí sa vždy kategorizuje a zaradzuje do jednej z hviezdičiek podľa požiadaviek na vybavenie a služby. Prostredníctvom vyhlášky MZ SR 259/2008 sa riešia požiadavky na vnútorné prostredie a minimálne štandardy.
Prevádzkovateľ ubytovacieho zariadenia musí vypracovať prevádzkový poriadok a predložiť ho regionálnemu úradu verejného zdravotníctva na schválenie. Prevádzkový poriadok musí byť aj verejne prístupný. Obce môžu ukladať miestne dane a poplatky za rekreačný pobyt, čo znamená viesť knihu ubytovaných a predložiť ju správcom dane na potvrdenie správnosti evidencie.
Elektronická evidencia a VRP
Zriadenie VRP (Elektronická registračná pokladnica) je povinné pre podnikateľov prijímajúcich hotovosť. Pri rekreačnom poplatku je potrebné spracovať tržby aj cez VRP.
Ďalšie poznámky a odporúčania
Ubytovacie zariadenia vedú aj evidenciu o vybranej dani z ubytovania - daň je príjmom obce, nie príjmom zariadenia. V prípade ubytovania cudzincov je povinnosť overiť totožnosť a zapísať do domovej knihy - knihy hostí a vyhotoviť tlaivá o hlásení pobytu. Elektronické služby pre zápis a výmaz z knihy ubytovaných sú dostupné od januára 2016 pre podnikateľov s občianskym preukazom s čipom.
Ubytovania v školských internátoch majú špecifické zaťaženie DPH. Krátkodobé ubytovanie podlieha DPH podľa smernice 135/CE, pričom doba ubytovania a služby okolo nich určujú zdanenie. Pre fyzické osoby a SZČO sú ďalšie povinnosti - sociálne a zdravotné poistenie, daň z príjmov a vedenie účtovníctva podľa zákonov SR.
Praktický prehľad kľúčových pojmov
- Kniha ubytovaných - povinnosť viesť zoznam hostí s evidenciou údajov a dĺžky pobytu.
- Prevádzkový poriadok - dokument schvaľovaný Zdravotným úradom a verejnosti sprístupnený.
- Sprostredkovateľ - externe poskytujúci spracovanie údajov (rezervačné portály, IT systémy).
- VRP - elektronická registračná pokladnica pre hotovostné tržby.
- DPH - miesto dodania ubytovania a krátkodobé vs. dlhodobé ubytovanie vplýva na zdaňovanie.
Ak máte pochybnosti, čo a ako sa radí medzi ubytovacie zariadenia, vychádzajte z toho, či majiteľ MÁ alebo nemá oprávnenie na podnikanie - ubytovacie služby v nehnuteľnosti alebo jej časti podľa § 10 zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní.
tags: #dospela #osoba #v #dp #alebo #dieta