Stravné pri pracovnej ceste a zákon o cestovných náhradách: výška súm, podmienky a praktické príklady

V texte sú zhromaždené hlavné zásady týkajúce sa náhrad za cestovanie počas pracovných ciest na Slovensku, s dôrazom na stravné, jeho výšku podľa času trvania cesty, možné znižovanie pri bezplatnom zabezpečení stravovania, ako aj na ostatné súvisiace náklady a daňové dopady. Náhrady môžu byť nárokové alebo nenárokové, ktorých poskytovanie je založené na dohode medzi zamestnávateľom a zamestnancom alebo zamestnávateľom a odborovou organizáciou alebo ich poskytovanie závisí od vnútorného predpisu zamestnávateľa. Podmienky poskytovania cestovných náhrad upravuje zákon č. 283/2002 Z. z.

Pravomoc a základné pojmy

Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom písomne dohodnúť, že pri pracovnej ceste použije tzv. Suma základnej náhrady pre dvojkolesové vozidlá, trojkolesové vozidlá, štvorkolky a pre osobné vozidlá určená podľa § 8 ods. 2 zákona o cestovných náhradách. Táto suma je zverejnená v Zbierke zákonov formou oznámenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR. Dátum poslednej zmeny a zverejnenia sú uvedené v textu zákona.

Podmienky nároku na stravné

Zamestnanec má nárok na stravné, ak jeho pracovná cesta trvá najmenej 5 hodín v rámci jedného kalendárneho dňa. Stravné je určené pevnou sumou pre jednotlivé časové pásma a z tohto dôvodu sa jeho použitie zo strany zamestnanca nepreukazuje. Pri tuzemskej pracovnej ceste sa stravné poskytuje za každý kalendárny deň podľa dĺžky trvania; ak v rámci jedného kalendárneho dňa vykoná zamestnanec viacero tuzemských pracovných ciest, nárok sa posudzuje za každú cestu samostatne. Pri viacdňovej tuzemskej pracovnej ceste sa každý kalendárny deň posudzuje samostatne.

Ak je počas jednej pracovnej zmeny v rámci dvoch kalendárnych dní viac ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, avšak súčet tieto trvania je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto ciest.

Forma a výška stravného

Stravné je pevne stanovené pre jednotlivé časové pásma; výsledná suma za konkrétny deň sa upravuje krátením, ak je zabezpečené bezplatné stravovanie alebo čiastočné bezplatné stravovanie. Základné pravidlá krátenia:

• bezplatne zabezpečené raňajky - 25 % krátenia; obed - 40 %; večera - 35 % (celkové krátenie musí zohľadniť skutočnú sumu stravného pre dané pásmo).
• nekráti sa stravné, ak zamestnanec nemohol využiť stravovanie z vážnych a opodstatnených dôvodov, ktoré nezavinil (napr. skorší odlet lietadla).
• kráti sa nominálna hodnota krátenia, pričom zaokrúhľuje sa vždy na najbližší eurocent nahor podľa § 5 ods. 10 zákona.
• pri dohode s zamestnávateľom môže byť použitá dohoda o vyššej alebo nižšej sume stravného, pričom krátenie sa vždy vypočíta z najvyššie dohodnutej sumy.

Vo vzťahu k mieri peňažného plnenia a bezplatného stravovania platí, že minimálne aj pri bezplatných raňajkách, obede alebo večeri sa kráti jednotlivé zložky stravného podľa uvedených percent. Okrem toho sa uvádza, že za bezplatné stravovanie sa celkovo neposkytuje stravné, ak zamestnávateľ zabezpečí všetky tri hlavné jedlá počas celého kalendárneho dňa.

Pri zahraničných pracovných cestách

Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnávateľ poskytnúť vreckové do 40 % stravného ustanoveného podľa § 13 ods.4 a 5 zákona. Keďže vreckové je uznaným daňovým výdavkom iba do sumy, na ktorú vzniká nárok podľa zákona, suma nad 40 % je daňovým výdavkom. Vreckové môže zostať aj vo forme inej menovej hodnoty a býva súčasťou zdaniteľného príjmu zamestnanca v rámci príslušného mesiaca, ak nie je cestovnou náhradou v zmysle zákona.

Príklady ukazujú, že subjektívne súvislosti (ako dohody o ubytovaní, fakturovanie stravovacích služieb, alebo úhrada ubytovania konateľom) môžu meniť daňové uznanie a rozsah zaplatených nákladov, avšak vždy podliehajú podmienkam stanoveným v zákone o dani z príjmov a v § 19 ods. 2 písm. d).

Špeciálne situácie a praktické príklady

1. Konatelia a zamestnanci na základe zákona o cestovných náhradách sú považovaní za zamestnancov z pohľadu tohto zákona; ak konateľ uhrádza ubytovanie sám, má nárok na preukázané výdavky na ubytovanie, ak spoločnosť zabezpečí ubytovanie, konateľ si prepláca.
2. Ak spoločnosť hradí ubytovanie SZČO na základe mandátnej zmluvy, výdavky sú posudzované podľa § 19 ods.2 písm. d) a § 2 písm. i) zákona o dani z príjmov; v prípade, že ide o iného dodávateľa, treba vychádzať z konkrétnej zmluvy a z príslušných ustanovení zákona.
3. Stravné sa pri školeniach posudzuje podľa dĺžky jednotlivých dní; ak sa stravné fakturuje a zamestnávateľ zabezpečil stravovanie, do daňových výdavkov môže vstúpiť iba suma, ktorá zodpovedá nároku na stravné podľa § 5 zákona.
4. Keď sa zamestnanec zúčastní krátkej jednodňovej porady mimo pravidelného pracoviska, a vznikne nárok na stravné, výška sa ráta podľa trvania (napr. 5-12 hodín 9,30 €, >12-18 hodín 13,80 €, >18 hodín 20,60 €).
5. Pri zahraničných cestách je možné poskytnúť vreckové aj v eurách alebo cudzej mene; výška do 40 % stravného a daňový dopad sa prejednáva podľa aktuálnych nariadení a účinného zákona.

Dôležité dátové body a postupy

Podľa zákona je dôležité, aby zamestnávateľ vyúčtoval cestovné výdavky najneskôr do 10 pracovných dní od predloženia dokladov; v prípade dohodnutia inak vo vnútornom predpise alebo kolektívnej zmluve môže byť lehota dlhšia, však najneskôr do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po mesiaci predloženia dokladov. V prípade zamietnutia alebo neuznania niektorých nákladov je zamestnávateľ povinný posúdiť a poskytnúť presné odôvodnenie v súlade s príslušnými ustanoveniami zákona.

Plný zoznam otázok a odpovedí ukazuje, ako sa daňovo posúvajú rôzne druhy náhrad, vrátane vreckového, stravného, ubytovania a leteniek, a ako ich treba správne účtovať v účtovníctve a daňových priznaniach podľa platných predpisov.

Príklad výpočtu stravného pri tuzemskej pracovnej ceste

Zamestnanec je vyslaný z Košíc do Žiliny s uvedeným časovým rozsahom. 1. deň 5-12 hodín: 9,30 €; 2. deň >18 hodín: 20,60 €; 3. deň 12-18 hodín: 13,80 €. Spolu: 43,70 €. Bezplatné zabezpečené stravovanie znižuje krátenie podľa platných percent, pričom výpočet krátenia a zaokrúhlenie na najbližší eurocent nahor platí podľa § 5 ods. 10 zákona.

Rýchly prehľad tabuľkou

tags: #paragraf #na #dieta #podla #zakona #aky