Táto príručka opisuje postup zápisu narodenia dieťaťa narodeného v cudzine do osobitnej matriky občanov SR a vydanie rodného listu, ako aj súvisiace podmienky, doklady a možné výnimky podľa zákona č. 154/1994 Z. z. o matrikách a súvisiacich predpisov.
Kto sa týka zápisu do osobitnej matriky
Zápis narodenia do osobitnej matriky sa uskutoční na základe písomnej žiadosti podanej na:
- zastupiteľskom úrade SR v cudzine,
- matričnom úrade vSR, v územnom obvode ktorého má občan trvalý pobyt,
- matričnom úrade v SR, v územnom obvode ktorého mal občan posledný trvalý pobyt,
- ktoromkoľvek matričnom úrade, ak občan nemal na území SR trvalý pobyt.
Narodenie štátnych občanov SR, ktoré nastalo na území cudzieho štátu alebo na lodnej/dopravnej lodi mimo SR, sa zapisuje do osobitnej matriky na základe žiadosti. Žiadosť môže podať osobne alebo splnomocnená osoba na základe písomného splnomocnenia s úradne osvedčeným podpisom.
Postup zápisu a časový rámec
Podľa § 23 ods. 5 zákona o matrikách zápis do osobitnej matriky sa vykoná najneskôr do troch mesiacov odo dňa doručenia žiadosti. V odôvodnených prípadoch je možné lehotu predĺžiť najviac o tri mesiace. Po doručení žiadosti a predložených dokladoch matrika zaeviduje zápis a priložené doklady postúpi na Ministerstvo vnútra SR - Osobitnú matriku, ktorá posúdi platnosť zaslaných cudzojazyčných verejných listín a na ich základe vydá rodný list. Rodný list následne doručí matrika, ktorá preberala žiadosť, a žiadateľ si ho môže prevziať.
Potrebné doklady a podmienky
Na zápis je potrebné predložiť súbor dokladov, ktoré zabezpečia správnosť a úplnosť zápisu:
- platný doklad totožnosti rodiča dieťaťa (štátny občan SR) - v prípade zápisu dieťaťa;
- platný doklad totožnosti osoby, ktorá žiadosť podáva - v prípade, že žiadosť podáva splnomocnená osoba;
- doklad o štátnom občianstve SR dieťaťa (ak je potrebné, viď informácie nižšie);
- čestné vyhlásenie matky dieťaťa v prípade, že matka bola v čase narodenia dieťaťa slobodná (predkladá sa so osvedčeným podpisom);
- rodný list dieťaťa (ak je vydaný mimo SR alebo v členských štátoch EÚ po 16.2.2019 - s príslušnými overeniami/APOSTILLE alebo superlegalizáciou, alebo s notársky overenou fotokópiou a úradným prekladom do slovenčiny);
- úradný preklad do slovenského jazyka vykonaný v SR alebo notárom overená fotokópia s úradným prekladom, ak rodný list vyžaduje preklady;
- doklad o stave rodiča - občana SR v čase narodenia dieťaťa (sobášny list, rozsudok o rozvode s vyznačenou právoplatnosťou, úmrtný list v prípade vdova);
- v prípade nezosobášených rodičov - súhlasne podpísaná zápisnica o určení otcovstva a dohoda o priezvisku dieťaťa;
- správny poplatok na zastupiteľskom úrade alebo na matričnom úrade, podľa príslušného zákona (správny poplatok a prípadné výššie overenia).
Predložené dokumenty v rámci osobitnej matriky sa nevracajú. Zápis sa vykoná bez vyššieho overenia apostilom len v prípadoch podľa EU nariadení - viacjazyčný štandardný formulár (VŠF) je možné vyhotoviť podľa článku 7 Nariadenia EÚ 2016/1191, často za poplatok a s prekladom.
Špecifické situácie a zvláštnosti
Doklad o štátnom občianstve SR dieťaťa sa nevyžaduje v prípade, že dieťa sa narodilo v cudzine a sú splnené tieto podmienky: žiadosť o zápis narodenia v cudzine podaná do 180 dní od narodenia a rodičia dieťaťa sú výlučne občania SR. V takomto prípade k žiadosti pridajú čestné vyhlásenie s úradne osvedčenými podpismi rodičov, že sú výluční občania SR.
Ak rodičia dieťaťa nie sú zosobášení, je potrebné, aby zápis vyžadoval súhlasné podpísanie zápisnice o určení otcovstva a dohoda o priezvisku dieťaťa. Pri vydaní rodného listu mimo SR je možné vyžiadať superlegalizáciu alebo apostillu; ak rodný list obsahuje multijazyčný formulár (VŠF) vydaný na mieste vydania, nie je potrebné prekladať do slovenčiny na Slovensku. V prípade rodného listu vydaného v EÚ po 16.2.2019 nemusí obsahovať apostillu, čo vyžaduje medzinárodná zmluva.
Iné súvislosti a právne predpisy
Pri zápise do osobitnej matriky sa zohľadňuje znenie nasledujúcich predpisov:
- zákon č. 154/1994 Z. z. o matrikách v platnom znení;
- zákon č. 36/2005 Z. z. o rodine v platnom znení;
- vyhláška č. 302/1994 Z. z. MV SR v platnom znení;
- nariadenie EP a Rady (EÚ) 2016/1191 zo dňa 6.7.2016 o podpore voľného pohybu občanov prostredníctvom zjednodušenia predkladania verejných listín v EÚ a o zmene nariadenia (EÚ) č. 1024/2012.
Odoslanie a komunikácia
Žiadosť o zápis do osobitnej matriky sa neposiela na Osobitnú matriku priamo a vo všeobecnosti sa podáva na vyššie uvedené úrady. Na konci procesu je potrebné vyžiadať potvrdenie o zapísaní alebo výpis zo zápisu z Osobitnej matriky, a to prostredníctvom príslušného úradu.
Praktické poznámky
- Doklady je vhodné poslať ako oficiálne úradne osvedčené kópie spolu s prekladom do slovenčiny.
- Ak rodný list vyžaduje apostilu alebo superlegalizáciu, je potrebné zabezpečiť tieto overenia, ak to vyžaduje príslušný štát, z ktorého list pochádza.
- Vo všetkých prípadoch treba striktne dodržiavať lehoty a požiadavky podľa zákona a vyhlášok, aby sa znížila možnosť zamietnutia alebo predĺženia konania.
